Charte de coopération sereine
Description rapide
Document à remplir quand vous lancez un projet avec plusieurs parties prenantes qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble. Ca permet de se poser les questions importantes avant de commencer
Objectifs / A quoi ça sert ?
structurer la coopération entre plusieurs structures ou plusieurs personnes dans un projet
Offrir un modèle simple et prémâché à déployer pour porter son attention sur les points à définir dans une nouvelle coopération
Offrir un modèle simple et prémâché à déployer pour porter son attention sur les points à définir dans une nouvelle coopération
Echelle de participation
Partenariat
Usage
- Accompagner les solutions
- Ouverture
Temps nécessaire
2h pour le collectif
Budget
0
Nombre de participants
2-20
Public visé
Trucs et astuces
- Envoyer un questionnaire aux acteurs(peuvent le remplir sur interview en binomes)
- Constitution du document grâce aux réponses
- Atelier ensemble pour bonifier et finaliser le document
Créateurice
Communauté Solucracy
Retour d'expériences sur cet outil
Charte - Dijon Maladière 2022 - Yannick & Charlène
Outil utilisé
Charte de coopération sereine
Racontez-nous !
On a mis en place la charte sur le projet de design actif sur Dijon, avec une bonne partie remplie en asynchrone et des temps de synchronisation
Ce qui a bien fonctionné
Ca a permis de se poser pas mal de questions en amont, et de valider à peu près qu'on était alignés sur l'intention.
Ce qui n'a pas fonctionné
On l'a créée et on l'a oubliée.
On aurait pas du associer les rôles à des budgets, ça a créé des incompréhensions. Le processus de définition des rôles/tâches est à revoir. On n'a pas eu une conversation qui aurait été nécessaire liée à la répartition de l'argent, c'est resté flou trop longtemps et a créé des tensions.
Je me souviens pas qu'on aie une vraie validation finale du document.
On aurait pas du associer les rôles à des budgets, ça a créé des incompréhensions. Le processus de définition des rôles/tâches est à revoir. On n'a pas eu une conversation qui aurait été nécessaire liée à la répartition de l'argent, c'est resté flou trop longtemps et a créé des tensions.
Je me souviens pas qu'on aie une vraie validation finale du document.
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Ce projet a permi de compléter la charte de coopération sereine v1.0 pour aboutir à la V2.0
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Plutôt définir toutes les tâches nécessaires, sans forcément essayer d'y attribuer qui que ce soit, juste pour s'assurer qu'on est d'accord sur ce qu'on doit faire.
Définir clairement le mode de répartition du budget : diviser par le nb de gens, attribuer des lignes de budget dédiés, etc... Ne pas se baser uniquement sur la proposition initiale faite au commanditaire, qui ne reflète pas la réalité.
Nous avons identifié les pistes d'amélioration possibles :
○ Partir de qui a envie de faire quoi + répartition des rôles/postures en s’interrogeant sur nos besoins et l’équilibre collectif/individu.
○ Rendre visible nos modes de fonctionnement respectifs et le cadre relationnel nécessaire (= “Nos modes d’emploi et le cadre de sécurité” )
○ Rendre visible les coopérations passées et les éventuelles tensions/mécanismes existants au sein de l’équipe.
○ Poser le qui décide comment, et notamment clarifier le rôle de coordinateur / interlocuteur avec le commanditaire : Pour plus de clarté avec matrice RACI par exemple pour déterminer ce qui peut être arbitré par qui selon les niveaux d'enjeux.
○ Identifier nos canaux et moyens de communications
○ Identifier différents espaces de réunions : vision/stratégie ; opérationnel ;débrief/réflexivité ; régulation
○ S'assurer que la répartition budgétaire est bien claire au sein de l’équipe.
Définir clairement le mode de répartition du budget : diviser par le nb de gens, attribuer des lignes de budget dédiés, etc... Ne pas se baser uniquement sur la proposition initiale faite au commanditaire, qui ne reflète pas la réalité.
Nous avons identifié les pistes d'amélioration possibles :
○ Partir de qui a envie de faire quoi + répartition des rôles/postures en s’interrogeant sur nos besoins et l’équilibre collectif/individu.
○ Rendre visible nos modes de fonctionnement respectifs et le cadre relationnel nécessaire (= “Nos modes d’emploi et le cadre de sécurité” )
○ Rendre visible les coopérations passées et les éventuelles tensions/mécanismes existants au sein de l’équipe.
○ Poser le qui décide comment, et notamment clarifier le rôle de coordinateur / interlocuteur avec le commanditaire : Pour plus de clarté avec matrice RACI par exemple pour déterminer ce qui peut être arbitré par qui selon les niveaux d'enjeux.
○ Identifier nos canaux et moyens de communications
○ Identifier différents espaces de réunions : vision/stratégie ; opérationnel ;débrief/réflexivité ; régulation
○ S'assurer que la répartition budgétaire est bien claire au sein de l’équipe.
Combien de temps ça vous a pris ?
Facilement 2h par personne je crois
Un lien à partager ?
https://docs.google.com/document/d/1pIGgTokbM-cn6qS1XAS6oMHEsiJkQbNFOFDaVnD95jI/edit?usp=sharing
Auteurice
Yannick Laignel ; Charlène Marin
Charte - ferney - Yannick
Outil utilisé
Charte de coopération sereine
Racontez-nous !
Projet à 2 sur le quartier Levant Les Tattes à Ferney avec Judith, on a rempli la charte assez rapidement, ça a pas été trop compliqué de se mettre d'accord
Ce qui a bien fonctionné
C'est allé vite, on l'a faite sur la 2ème de l'accompagnement donc déjà bien familiarisés avec le projet et son fonctionnement
Ce qui n'a pas fonctionné
On aurait peut-être pu s'interroger un peu plus sur les changements qu'on aurait souhaité produire avec ce projet, et les éventuels écueils.
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Rien
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Peut-être poser la question : Quel changement ce projet va générer ?
Combien de temps ça vous a pris ?
1h par personne je crois
Un lien à partager ?
https://docs.google.com/document/d/1v0Yb_HGZeY9TFt1vNp3lEsN9XHLl5RhYA9CgBAn_Gaw/edit?usp=sharing
Auteurice
Yannick Laignel
Charte de coopération sereine Solucracy x Bardane à Sauviat
Outil utilisé
Charte de coopération sereine
Racontez-nous !
J'ai utilisé la charte dans le cadre d'un projet d'accompagnement de tiers-lieux avec 3 autres personnes. Il était important de poser un cadre sur notre collaboration puisque nous avions des pratiques différentes et que nous n'avions jamais travaillé ensemble.
Cela n'a pas été facile d'amener cela parce que je sentais que les personnes de prime abord, ne connaissant pas l'outil, ne voyait pas complètement l'intérêt de le faire. Une fois raconté, elles se sont plongées dans les différentes rubriques et m'ont remercié d'avoir amené ça (surtout sur la partie Prise de soin qui a été bcp apprécié).
Souhaitant être efficace par manque de temps et le cahier des charges du projet étant déjà très clair, j'ai pris les parties qui m'intéressaient et fait un document simple. Avant la réunion, les autres personnes n'avaient pas le temps en amont de remplir leur partie, je leur ai envoyé le document, elles l'avaient lu. Je suis revenue sur les parties qui me paraissaient importantes à décider ensemble et les parties où avoir des compléments de leur approche.
Temps passé : 1h30
- 1h de rédaction
- 30min de réunion
- 30 min de synthèse
Cela n'a pas été facile d'amener cela parce que je sentais que les personnes de prime abord, ne connaissant pas l'outil, ne voyait pas complètement l'intérêt de le faire. Une fois raconté, elles se sont plongées dans les différentes rubriques et m'ont remercié d'avoir amené ça (surtout sur la partie Prise de soin qui a été bcp apprécié).
Souhaitant être efficace par manque de temps et le cahier des charges du projet étant déjà très clair, j'ai pris les parties qui m'intéressaient et fait un document simple. Avant la réunion, les autres personnes n'avaient pas le temps en amont de remplir leur partie, je leur ai envoyé le document, elles l'avaient lu. Je suis revenue sur les parties qui me paraissaient importantes à décider ensemble et les parties où avoir des compléments de leur approche.
Temps passé : 1h30
- 1h de rédaction
- 30min de réunion
- 30 min de synthèse
Ce qui a bien fonctionné
- Garder flexibles les catégories de la charte pour choisir celles qui nous parait pertinentes
- Rôles et engagements : si nous n'avions pas fait ça, des tensions auraient émergées par la non-clarté des redevabilités de chacune
- Budget : idem, ça a permis d'avoir un espace pour poser les règles de rétribution entre chaque accompagnatrice, on aurait sans doute traité le sujet après mais en faisant suite à des tensions... ici, c'était une belle anticipation
- Prise de soin et transmission : a vraiment permis de comprendre les besoins de chacune, hyper puissant car important pour les 4 personnes du projet
- Rôles et engagements : si nous n'avions pas fait ça, des tensions auraient émergées par la non-clarté des redevabilités de chacune
- Budget : idem, ça a permis d'avoir un espace pour poser les règles de rétribution entre chaque accompagnatrice, on aurait sans doute traité le sujet après mais en faisant suite à des tensions... ici, c'était une belle anticipation
- Prise de soin et transmission : a vraiment permis de comprendre les besoins de chacune, hyper puissant car important pour les 4 personnes du projet
Ce qui n'a pas fonctionné
- Le tableau du budget pas adapté à notre contexte : on a eu besoin de faire un excel rattaché
- Les parties Principes de fct + gestion des conflits n'a pas été complété après coup par les autres personnes
- Les parties Principes de fct + gestion des conflits n'a pas été complété après coup par les autres personnes
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
- Création de la partie "Gouvernance" : instances, principes de fct, gestion des conflits
- Envie de faire évoluer le document dans le temps, notamment sur la partie "prise de soin"
- Création d'un fichier excel budget pour lire la complexité (pas possible sur le doc en tant que tel)
- Envie de faire évoluer le document dans le temps, notamment sur la partie "prise de soin"
- Création d'un fichier excel budget pour lire la complexité (pas possible sur le doc en tant que tel)
Auteurice
Judith Aynes
Convention du collectif GLOCAL LOW-TECH IDF, du PHARES et de HALAGE
Outil utilisé
Charte de coopération sereine
Racontez-nous !
Dans le cadre d'un projet multi-partenaires, nous avons rédigé une convention en début de projet. Rédigée au début du projet, elle a permis de poser les fondamentaux du projet, le rôle de chacun.e et l'organisation interne.
Une personne a été nommée cheffe de projet, elle a proposé lors d'une première réunion d'utiliser ce format pour poser un cadre sécurisant pour le développement du projet. Afin de rendre flexible et adaptable le format, elle a proposé plusieurs scénarios :
1. Je rédige en amont une base puis vous complétez vos parties et bonifiez les parties rédigées
2. Nous rédigeons chacun la convention et on croise nos exemplaires pour en faire une commune
3. Nous rédigeons en direct lors d'une réunion les éléments de la convention
Limités par la disponibilité des acteurs, nous avons choisi l'option 1.
Le modèle de la charte de coopération sereine a été mixé avec la convention de réciprocité de la Myne.
Ce qui a été fait :
> Un gros travail initial de rédaction de 2h
> La rédaction des parties par les autres contributeurs
> Un travail de traitement des commentaires et de validation des contenus en amont de la réunion
> Une réunion de 3h a été organisée pour traiter les questions et évoquer les sujets essentiels à discuter ensemble (dans notre cas : la documentation en CC, l'organisation projet, gestion des conflits...)
> Un travail de finalisation des contenus et de signature de la version finale de 2h
Temps passé : 8h
> 4h de rédaction
> 1h de coordination (appels avec partenaires pour relancer et aider)
> 3h de réunion
Une personne a été nommée cheffe de projet, elle a proposé lors d'une première réunion d'utiliser ce format pour poser un cadre sécurisant pour le développement du projet. Afin de rendre flexible et adaptable le format, elle a proposé plusieurs scénarios :
1. Je rédige en amont une base puis vous complétez vos parties et bonifiez les parties rédigées
2. Nous rédigeons chacun la convention et on croise nos exemplaires pour en faire une commune
3. Nous rédigeons en direct lors d'une réunion les éléments de la convention
Limités par la disponibilité des acteurs, nous avons choisi l'option 1.
Le modèle de la charte de coopération sereine a été mixé avec la convention de réciprocité de la Myne.
Ce qui a été fait :
> Un gros travail initial de rédaction de 2h
> La rédaction des parties par les autres contributeurs
> Un travail de traitement des commentaires et de validation des contenus en amont de la réunion
> Une réunion de 3h a été organisée pour traiter les questions et évoquer les sujets essentiels à discuter ensemble (dans notre cas : la documentation en CC, l'organisation projet, gestion des conflits...)
> Un travail de finalisation des contenus et de signature de la version finale de 2h
Temps passé : 8h
> 4h de rédaction
> 1h de coordination (appels avec partenaires pour relancer et aider)
> 3h de réunion
Ce qui a bien fonctionné
- La proposition des scénarios initiale pour savoir comment la rédiger ensemble
- La rédaction initiale par une personne pour faciliter le travail
- Le travail collaboratif sur la plateforme HedgeDoc : pratique, lisible et esthétique
- L'ajout de certaines parties : engagements et attendus de chaque structure, calendrier de la coopération, les projets en commun et les pistes d'ouverture, modes de fonctionnement du projet (instances, prise de soin et transmission, principes de fct, gestion des conflits, points de vigilance- Le )
- Le fait d'avoir posés nos engagements à la base a amené bcp de clarté sur nos rôles
- Le fait de prendre le temps de discuter des éléments essentiels pour renforcer la compréhension (par ex : expliquer pq j'ai écrit la partie sur la gestion de conflits et expliciter son importance)
C'est vraiment un super moyen de rentrer dans le projet, de penser l'organisation interne et de faire le planning. Ca permet d'éviter les zones de flou.
- La rédaction initiale par une personne pour faciliter le travail
- Le travail collaboratif sur la plateforme HedgeDoc : pratique, lisible et esthétique
- L'ajout de certaines parties : engagements et attendus de chaque structure, calendrier de la coopération, les projets en commun et les pistes d'ouverture, modes de fonctionnement du projet (instances, prise de soin et transmission, principes de fct, gestion des conflits, points de vigilance- Le )
- Le fait d'avoir posés nos engagements à la base a amené bcp de clarté sur nos rôles
- Le fait de prendre le temps de discuter des éléments essentiels pour renforcer la compréhension (par ex : expliquer pq j'ai écrit la partie sur la gestion de conflits et expliciter son importance)
C'est vraiment un super moyen de rentrer dans le projet, de penser l'organisation interne et de faire le planning. Ca permet d'éviter les zones de flou.
Ce qui n'a pas fonctionné
- La partie dynamique de la convention : la convention de réciprocité de la Myne est pensée comme évolutive selon le projet et elle n'a pas été utilisée comme telle
- Les parties mesure d'impact et cadre de communauté contributive n'ont pas fonctionné
- La partie "modalités financières" n'était pas suffisamment précise, ce qui a amené des incompréhensions et des tensions pendant le projet
- Les parties mesure d'impact et cadre de communauté contributive n'ont pas fonctionné
- La partie "modalités financières" n'était pas suffisamment précise, ce qui a amené des incompréhensions et des tensions pendant le projet
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
- Fait sur HedgeDoc
- Les nouvelles parties de la convention de réciprocité
- Le déroulé de la session de travail initial (proposition de scénarios)
- Les nouvelles parties de la convention de réciprocité
- Le déroulé de la session de travail initial (proposition de scénarios)
Un lien à partager ?
https://pad.lamyne.org/solucracy-convention?view
Auteurice
Judith Aynes