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A propos

La méthode

Étape 03
Imaginer des solutions collectivement

Intention : Faciliter la mise en relation des habitants et établir un dialogue constructif pour transformer les besoins en solutions.

En rendant les besoins transparents dans votre commune, vous venez de faire monter en compétence tous vos concitoyens. Ils peuvent maintenant mettre leurs connaissances et leur expertise d’usage de la ville au service de la communauté.

Le moment est venu d’organiser un atelier participatif animé à l’aide de différents outils d’intelligence collective pour ouvrir la porte aux citoyens qui souhaitent s’investir, leur permettre de répondre à leurs propres besoins en imaginant des solutions créatives. N’hésitez pas à inviter des experts en fonction des besoins remontés pour qu’ils puissent participer aux conversations et partager un peu de leur savoir.

A la fin de l’atelier, vous aurez collectivement imaginé une liste de solutions, des débuts de projets, représentées sur une fresque. Et vous allez pouvoir célébrer tout ça avec l’équipe qui vous a accompagné(e) dans cette aventure ! Une foule d’inconnus va entrer et un groupe d’amis potentiels va en ressortir.

Pourquoi c’est important ?

L’atelier participatif est le point culminant de tous vos efforts, le moment qui va générer l’énergie, rapprocher tout le monde, rester dans les mémoires. C’est l’occasion pour vous de faire découvrir à tous vos voisins une nouvelle manière de participer à la vie locale. C’est là que vous allez pouvoir pleinement prendre la mesure du cadeau que vous faites à votre territoire.

Faites confiance au processus pour vous autoriser à rêver, à mettre toute votre créativité au service du bien être commun.

Déroulé de l’étape

01

Préparer l’atelier

02

L’animer

03

Le célébrer

04

Le restituer

01 / Préparer l’atelier

L’atelier demande quelques préparations :

  • Animation : réunir l’équipe, se répartir les rôles, préparer le livret participant, animer l’atelier et le restituer

  • Logistique : trouver une date et un lieu, acheter du matériel, distribuer les invitations

Il est temps de réunir l’équipe pour décider ensemble comment vous souhaitez vous organiser et vous répartir les rôles.

Sur les aspects logistiques, il s’agit de :

  • Définir une date :

Il est préférable de choisir un samedi après midi pour l’atelier. Cela laisse la matinée pour préparer, et du temps pour fêter ça le soir. Mais libre à vous de choisir un autre moment en fonction de ce que vous connaissez de la vie locale. Il faut compter : 2h de préparation, 4h pour l’atelier et minimum 1h de célébration ensuite.

L’idéal serait d’organiser une fête de village ou de quartier ensuite pour que d’autres habitants puissent voir le résultat de l’énergie générée pendant l’atelier et pourquoi pas s’inscrire sur la fresque des projets. Le plus simple est de choisir la date où tous les membres de l’équipe sont disponibles.

N’oubliez pas de laisser suffisamment de temps pour prévenir les habitants à l’avance. Plus la date sera éloignée dans le futur, plus il sera facile de la réserver dans le calendrier.

  • Trouver un lieu :

Vous n’allez probablement pas pouvoir organiser l’atelier dans votre salon. Parce que ce projet va ramener du monde, le lieu le plus pratique est généralement la salle des fêtes, une salle de réunion municipale ou un espace dédié aux associations. Certaines mairies ne louent qu’aux associations et pas aux particuliers, donc vous devrez peut-être vous rapprocher d’une association pour la réservation.

Pour que ce soit confortable, le mieux est d’avoir suffisamment d’espace pour organiser un cercle central pour le début et la fin de l’événement et pendant l’atelier plusieurs cercles de discussion. Un grand mur pour afficher la fresque des projets, l’agenda etc… est également nécessaire. Si vous n’avez pas de mur, mais que vous avez des tables pliantes, vous pouvez ne déplier qu’un pied et les mettre à la verticale pour créer des panneaux d’affichage.

  • Choisir l’outil d’intelligence collective : 

Il existe pléthore d’outils d’intelligence collective qui permettent de faciliter les échanges, de développer la créativité des participants, d’avoir des conversations utiles et qui ont du sens…

Nous travaillons avec plusieurs facilitateurs d’intelligence collective pour les choisir et les expérimenter avec vous. Nous proposons une formation pour vous apprendre à les animer.

Nous valorisons un outil, très adapté au projet Solucracy, qui s’appelle le forum ouvert. Mais vous êtes libres de choisir d’autres modèles d’animation. Vous les trouverez dans la liste d’outils de cette étape.

Qu’est-ce que le forum ouvert ?

  • C’est une demi-journée pendant laquelle vous pouvez vous engager pleinement, et de manière créative, sur des sujets qui vous tiennent à cœur pour votre commune dans un climat détendu et convivial.

  • Pendant un forum ouvert, l’ordre du jour est défini par les participants eux-mêmes, c’est-à-dire par des personnes qui ont le désir d’avancer sur les sujets proposés.

  • C’est un moyen simple et puissant pour provoquer des conversations efficaces et inviter les participants à trouver et déployer de nouvelles solutions répondant aux besoins remontés lors de l’enquête.

 
  • Définir le thème:

Le thème de l’atelier est important. Il permet d’activer l’imaginaire des participants, de créer une vision commune et de focaliser leur créativité.

Essayez de trouver une phrase métaphore de 5-10 mots maximum qui transmet ce que vous avez vécu pendant la collecte des besoins. L’idée est d’avoir une phrase positive, qui donne envie aux habitants de contribuer à l’atelier.

Voici un exemple de thème d’un atelier précédent. A Leaz, le plus évident était un besoin de convivialité. Les habitants souhaitaient que la ville dortoir de Léaz reprenne vie. Nous avons choisi le thème suivant en conséquence : “Faire battre ensemble le coeur du village”.

  • Préparer le livret participant

Le livret est un document distribué à chaque participant qui comprend : la synthèse des besoins, le déroulé et les règles du jeu de l’atelier…

 
  • Se répartir les rôles:  

7 rôles sont nécessaires pour la réussite de l’atelier, libre à vous de vous les répartir selon vos appétences et vos disponibilités.

  • Facilitateur : il, elle est responsable du cadre et s’assure qu’il soit respecté et solide pendant tout l’atelier.

  • Responsable logistique : il.elle organise/répartit les tâches et la logistique : signalétique, approvisionnement du bar, matériel, etc…

  • Responsable bar : il.elle sert les boissons, hydrate les participants. Attention ! Pas d’alcool pendant l’atelier ! Il vaut mieux réserver tout ça pour la célébration

  • Responsable documentation : il.elle est garant(e) de la préservation de l’information produite durant l’atelier, prise de notes, rangement des documents pour la restitution

  • Responsable médias : il.elle prend des photographies/vidéos pour immortaliser ce moment mémorable

  • Hôte : il.elle s’assure du bon accueil des participants, message de bienvenue, message de conclusion

  • Assistants facilitateurs : ils.elles contribuent à maintenir le cadre, accompagnent le facilitateur dans sa mission

  • Acheter le matériel :

Pour l’animation, vous avez besoin :

Des feuilles pour noter les règles du jeu et permettre aux habitants de participer : 50 feuilles A2, 5 feuilles A0, un rouleau de papier A1 ou A0, 200 feuilles A4, des grands post-its, 10 à 15 feutres, des stylos, une dizaine de rouleaux de scotch papier.

  • Préparer et distribuer les invitations :

Le plus simple est de lier les invitations à la distribution de la synthèse des besoins.

N’oubliez pas, si c’est votre première année avec Solucracy, la plupart des habitants ne savent pas que ce n’est pas qu’une réunion publique pendant laquelle ils n’auront qu’à écouter, mais qu’il s’agit bien d’un événement créatif et festif, où ils pourront s’impliquer. Donnez leur envie dans votre invitation !

02 / Animer l’atelier

C’est le jour J ! L’atelier participatif va avoir lieu : BRAVO !

Pour permettre à tout le monde d’être à l’aise, nous proposons un temps de rassemblement pour distribuer les rôles et former les facilitateurs à l’animation le matin.

L’idée est de balayer le déroulé de l’atelier, de répondre aux questions et vous donner les bonnes pratiques d’animation.

03 / Célébrer

Célébrer ensemble : Apéroooooo ! Vous avez bien travaillé, vous méritez du réconfort et du partage informel. Pourquoi ne pas organiser un buffet participatif pour rester dans le thème du partage ?

04 / La restitution

Tout ce qui va être produit dans cet atelier va servir de base aux actions suivantes. Il faut donc restituer simplement et synthétiquement la liste des projets imaginés par les habitants.

Il s’agit de partager aux autres habitants le fruit du travail fourni. Ca peut être du bouche à oreille, un billet dans la presse locale… Ca pourra sans doute donner envie à d’autres de rejoindre l’aventure.

N’hésitez pas pendant l’atelier à prendre des photos, des notes et tout ce qui pourrait donner envie aux citoyens de s’engager sur les projets.

Trucs & Astuces

Vous assurer que tous les participants ont lu la synthèse des besoins en amont pour élever le niveau de conversation, et pour inviter à ne plus réfléchir à ses besoins individuels, mais plutôt aux besoins collectifs.

  • Tenir compte des disponibilités et ne pas être trop ambitieux, pas de pression à se mettre, la commune suivra toujours son cours si vous faites l’atelier 2 semaines plus tard que prévu.

  • Tous les projets nés de cet atelier ne vont pas se réaliser, et ce n’est pas grave, l’attention est à porter sur la dynamique collective qui vient de naître.

  • Faire s’inscrire les participants qui le souhaitent pour mettre en oeuvre les projets et assurer l’engagement des participants.

  • S’assurer que l’information est disponible pour tous à la suite de l’atelier. Certains habitants auraient peut-être eu envie de participer mais ne pouvaient pas. Laissez leur une chance de pouvoir y participer.

  • Ne pas hésiter à faire appel à la communauté Solucracy en cas de doutes ou de questionnements : contactez-nous, contactez les autres porteurs de projet sur Facebook, sur notre chat…