constituer une équipe soudée pour déployer un projet Solucracy dans la joie et dans la bonne humeur
Votre commune a son histoire, ses forces et ses spécificités. Et seuls les habitants qui y vivent les connaissent. La première mission est d'identifier dans votre commune les énergies locales et les personnes motivées en rencontrant les forces vives du territoire et en ciblant les lieux d'affluence : les associations, les écoles, les bars… pour créer une équipe locale, la former et la soutenir dans sa mission.
Le déroulé de l'étape :
1. Définir le périmètre du projet
2. Communiquer sur le projet
3. Réunir les personnes motivées
4. Assurer la cohésion du groupe
1. Définir le périmètre du projet
Avant de vous lancer dans le projet, il est important de savoir combien de personnes et de fonds sont nécessaires pour porter le projet Solucracy.
Voici quelques informations sur le temps que nous ont pris les projets précédents :
L'exemple de Léaz:
Léaz (700 habitants, 380 foyers), commune rurale, 90% de maisons individuelles
- 100 heures passées
- 44 heures pour la distribution des flyers, le porte à porte et la création/distribution de la synthèse des besoins.
- 56 heures pour l'organisation de l'atelier (total d'une équipe de 10 personnes).
- 600 euros de matériel (impressions affiches et flyers, stylos/feutres/ papier/post-its et apéro pour l'atelier).
À savoir : on a trouvé plein de manières de réduire ces coûts depuis (fournisseurs différents, etc….) !
2. Communiquer sur le projet
Nous commençons par annoncer votre intention, la rendre visible pour que les personnes intéressées aient l'opportunité de se joindre à vous. C'est essentiel que les habitants sachent l'objectif de la démarche pour qu'ils sachent où vous voulez aller, et qu'ils comprennent dans quoi et comment ils peuvent s'engager.
Par exemple : nous souhaitons offrir l'opportunité à tous les habitants de X d'améliorer leur quotidien.
Vous pouvez :
Contacter des personnes que vous connaissez : envoyer un email, un sms ou passer un coup de fil à vos amis et votre famille
Contacter d'autres personnes : envoyer un email ou passer un coup de fil aux associations actives sur votre territoire, aux élus et agents territoriaux
Utiliser les médias physiques : affiches ou flyers sur les lieux d'affluence (marchés, bars, mairie, lycées et lieux de formation, événements de la commune, associations, commerçants…), dans les boîtes aux lettres, dans la presse locale...
Utiliser les canaux digitaux de votre commune : site internet de la mairie, réseaux sociaux (page de la ville ou groupe citoyen), whatsapp…
Organiser un événement dédié : diffuser un documentaire inspirant sur la participation citoyenne, organiser un apéro/débat sur les élections municipales…
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser :
Qui dans la commune aime créer des liens, mettre les acteurs en réseau ?
Y-a-t-il des associations ou des collectifs sur votre territoire qui seraient prêts à investir quelques heures pour vous aider ? Le groupe Colibris local par exemple, ou le conseil citoyen de votre quartier peuvent participer.
Y a-t-il des entreprises qui participent à la vie locale et qui seraient intéressées d'obtenir une vue d'ensemble des besoins du territoire ?
Est-ce que les élus ou les candidats aux prochaines élections sont prêts à franchir ce pas ?
Parmi votre entourage et vos amis, est-ce que quelques personnes pourraient vous accompagner en échange d'un apéro et d'une expérience inoubliable ?
3. Réunir les personnes motivées
Une fois que vous avez pu réunir un groupe de Solucraciens, il est nécessaire de mettre tout le monde au même niveau d'information, d'aligner vos intentions, de présenter le déroulé du projet et de permettre à chacun de s'exprimer.
L'idée est d'organiser un apéro (un apéro, c'est comme une réunion mais en sympa et joyeux) ou un buffet participatif dans un bar ou chez l'un d'entre vous pour passer un moment utile, dans la bonne humeur.
4. Assurer la cohésion du groupe
Le niveau de motivation du groupe est important. Si l'ambiance est sympathique, que la confiance est présente et que chaque membre se sent à l'aise dans le groupe, déployer la méthode Solucracy ensemble sera un vrai plaisir.
S'engager demande du temps, tout le monde ne viendra pas à la première réunion. De même, certains prendront plus de temps que d'autres à se sentir bien dans le groupe. Pas besoin de trop vous presser, prenez le temps de vous rencontrer.
Quelques bases sont essentielles à poser pour permettre au groupe de bien fonctionner durablement. Cela s'appelle un cadre de sécurité et c'est une bonne première étape pour que chacun s'exprime sur ses besoins pour être bien dans le groupe, pour que chaque membre du groupe s'épanouisse dans l'aventure. On l'a testé chez Solucracy, et on vous assure que ça marche vraiment mieux avec que sans :-)
Si les sujets de gouvernance vous parlent davantage, nous recommandons d'aborder une réflexion plus large sur les modes de fonctionnement du groupe, au-delà du cadre de sécurité. Disons que le cadre de sécurité est le minimum. Vous pouvez vous inspirer des clefs de l'Université du Nous pour approfondir les questions de prises de décision, d'attribution des rôles et de postures…
Trucs & Astuces
- Prendre le temps : rien ne vous presse, prenez le temps de faire connaissance
- Relativiser face aux obstacles : peut-être verrez-vous une opposition se créer autour de votre projet. C'est normal et voyez-y une opportunité d'apprendre de ces tensions. La communication est très importante à cette étape: parler aussi avec l'opposition, avec ceux qui sont engagés.
- Penser à se faire plaisir : votre motivation de contribuer à votre commune est déjà fabuleuse, il s'agit de trouver un équilibre entre l'efficacité du travail de groupe et les temps nécessaires de socialisation et de conversations libres. Une période de travail collaboratif n'a pas besoin d'être ennuyeuse.
- Ne pas hésiter à faire appel à la communauté Solucracy en cas de doutes ou de questionnements: contactez-nous, contactez les autres porteurs de projet sur Facebook, sur notre chat…
- Attention, le déploiement d'un projet Solucracy va impacter le rapport entre les élus et les citoyens , il est important d'échanger avec les élus pour que ce rapport soit constructif plutôt que conflictuel.
- Entre la première et la seconde réunion, les personnes engagées vont peut-être passer par une petite période de doute (dans quoi je me suis engagé(e) ? Je vais jamais avoir le temps, etc…) , n'hésitez pas à envoyer un petit mail au groupe pour les rassurer et booster leur motivation ! :-)
Racontez-nous !
Voici le processus que nous avons testé :
10min de présentation de la résidence et de tour des prénoms
10min de dessin sur un post-it de l'endroit qu'ils aiment à Cunlhat (1 post-it par enfant).
10min : les enfants se lèvent chacun leur tour pour aller déposer son post-it sur la carte de Cunlhat et explique à toute la classe pourquoi iel a choisi ce lieu.
20min : on met les enfants par groupe de 4 ou 5. Ensemble, ils doivent réfléchir à un projet qui plairait à tout le monde sur Cunlhat (aménagements, événements, etc). Ils dessinent ce projet à plusieurs mains sur une feuille A3.
10min : on fait une restitution commune pour expliquer les différents projets aux autres.
Ce qui a bien fonctionné
- parlez plus doucement avec les CP (leurs idées fusent et ont besoin d'entendre une idée par une idée pour éviter de les confuser)
- dans les sous-groupes : amenez les enfants à trouver un projet en commun. Ce n'est pas facile mais c'est l'occasion de leur partager l'importance d'écouter l'idée de l'autre et de trouver un projet qui rend tout le monde content plutôt que de garder son idée coûte que coûte
- les enfants adorent dessiner et ont plein d'idées. Ils pensent à des détails très pratiques (vestiaires de la piscine pour les groupes et pour les familles, parking des bus, mangeoires à hérisson, ...)
Ce qui n'a pas fonctionné
- c'est difficile dans certains groupes de s'entendre sur un projet commun et de mettre de côté ses envies personnelles. Pour les élèves de CM2, plus de difficulté à se mettre au dessin (préfèrent écrire). Difficulté à tenir le timing (dépassement de 5 min)
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
difficile à dire
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
- 1h c'est très court, privilégiez 1h30
- Utiliser d'autres matériaux pour faire des versions 3D des affiches (coton, papier d'alu, cure-dents...)
Combien de temps ça vous a pris ?
30min de préparation (merci Solucracy !)
Description rapide
Un format d'enquête pour interroger les étudiant.es qui prennent le bus
Objectifs / A quoi ça sert ?
Le porte à porte ne permet pas d'interroger les membres de la famille indépendamment. Pour aller à la rencontre des adolescent.es, nous sommes partis du principe que le plus simple était de les interroger sur le trajet vers leur établissement scolaire, donc à l'arrêt de bus; S'ils ne prennent pas le bus, c'est plus compliqué à mettre en place si vous cherchez à interroger les jeunes d'une seule commune. Il vaut mieux contacter directement l'établissement.
Echelle de participation
Consultation
Usage
Faire émerger les besoins des habitants
Temps nécessaire
15mn le matin et 15mn le soir par arrêt
Collectez en amont la liste des arrêts et les horaires de passage, essayez de vous organiser pour faire plusieurs arrêts par jour
Allez au premier arrêt de la ligne et demandez à un volontaire de distribuer les questionnaires à ceux qui montent ensuite (ou si vous avez l'autorisation de monter dans le bus, distribuez les vous même)
Demandez aux jeunes de vous ramener les flyers remplis le soir ou posez une boite à lettre en carton que vous pourrez récupérer ensuite
Description rapide
Un outil efficace pour s'assurer de collecter les envies et besoins de TOUS les habitants d'une territoire.
Objectifs / A quoi ça sert ?
-Collecter besoins et envies des habitants
-Faire vivre un moment d'écoute
-Communiquer les informations importantes
-Obtenir une vision riche du territoire
Echelle de participation
Consultation
Usage
Faire émerger les besoins des habitants
Temps nécessaire
5mn par foyer pour des maisons individuelles / 3mn pour des immeubles
Budget
environ 1 euro par foyer hors main d'oeuvre
Par exemple, pour un porte à porte sur 400 foyers en maisons individuelles, il faut compter environ 35h. Si vous avez une équipe de 10 personnes, ça fait 3,5h par personne (sans compter l'apéro), donc vous pouvez le faire en une demie journée.
Pendant le porte à porte, s'ils n'ont pas rempli l'accroche porte, 2 possibilités : Soit le remplir avec eux, soit leur demander de le remplir et le mettre sur leur poignée de porte pour qu'on passe le récupérer 10mn plus tard
Bien noter les emails en MAJUSCULES pour que ça soit lisible
Racontez-nous !
Sur notre résidence, on a finalement décidé de faire un porte à porte sur la moitié de la commune uniquement pour toucher plus de personnes. On a créé l'accroche porte et on l'a imprimé en 4 jours, puis fait le porte à porte en 1 semaine, un temps record !
Ce qui a bien fonctionné
Le délai d'impression très court !
La dépose pendant la journée en résidence, on aurait pu morceler mais on a tout fait d'un coup
Le faire avec les élus et les coacher sur la posture d'écoute par la même occasion
Une petite question "vous aimez vivre à Damparis: un peu, beaucoup, à la folie, pas du tout"
Ce qui n'a pas fonctionné
On n'a fait que la moitié du territoire
Le vent et la pluie sont les enemis de l'accroche porte
On en a mis beaucoup sur les boites aux lettres plutôt que sur les poignées de porte
Commencer les questions sur les accroches porte par du négatif (cesser)
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Récupérer le vécu des élus PAP
L'association Courte-échelle a été missionnée par la mairie de commana pour faire de la participation citoyenne sur un enjeu de la commune : créer du lien entre les habitants. Cette démarche s'inscrit dans un programme d'action "Démonstrateur de la ville Durable" porté par la Banque des Territoires pour lequel la commune a été laureate afin d'installer un hameau-léger sur sa commune. Afin de favoriser l'intégration de ces nouveaux habitants et de créer du lien de manière globale entre les habitants de Commana, la commune a décidé de mener une démarche de concertation citoyenne via la résidence territoriale de l'association courte-échelle.
Le format de la résidence territoriale de Courte-échelle se compose de 3 étapes :
Etape 1 : "prendre connaissance du terrain, constituer une équipe locale et faire remonter les envies" : 3 temps d’immersions où 2 coordinateurs se rendent sur place pour découvrir la commune, les acteurs clés, comprendre le contexte, identifier les enjeux et la dynamique participative, constituer une équipe d’habitants bénévoles et faire remonter les envies des habitants (via un porte-à-porte). A partir des résultats du porte-à-porte (des envies donc), un programme d’ateliers qui aborderont ces envies sera établi.
Etape 2 : le "chantier collectif" : pendant 10 jours, une dizaine de bénévoles de l'association Courte-échelles va venir animer et proposer des ateliers qui permettent de passer des idées d'envies évoquées suite aux résultats du porte-à-porte à des actions concrètes portées par les habitants avec l'aide des bénévoles de l'association courte-échelle.
Etape 3 : "évenement de clôture " : on fait le bilan et on décide ensemble quelle suite à donner après la résidence) (2 coordinateurs + jusque 3 bénévoles possibles).
L'organisation du porte-à-porte :
constitution d'une équipe d'alliés au fur et à mesure des temps d'immersion (une base de données de 29 contacts a été établie)
formation au porte-à-porte auprès des alliés (2H - 24 participants)
atelier de co-construction des questions à mettre sur l'accroche-porte (2h - une dizaine de participants). Pour ce faire, nous avions au préalable envoyé un questionnaire aux élus concernant les thèmes qu'ils voyaient aborder dans une démarche de concertation citoyenne. Nous sommes partis de cette base pour identifier les thèmatiques qui pouvaient rassembler les habitants où tous et toutes pouvaient s'identifier. 5 thématiques sont ressorties (mobilité, activité, service, lien social, cadre de vie). Sur ces 5 thématiques, la consigne était de déterminer une question (courte, mots simples, large) par thématique qui allait figurer sur l'accroche-porte. Les 5 questions identifiées sont :
"Que souhaitez-vous pour améliorer vos déplacements quotidiens ?"
"Quel(s) service(s) répondraient à vos besoins à Commana ?"
"Quelle(s) activité(s) (de 0 à 99 ans) aimeriez-vous faire à Commana ?"
"D'après vous, comment développer les relations entre les habitants ?"
"Que proposeriez-vous pour améliorer le cadre de vie à commana ?"
Désignation de référents en charge d'organiser la dépose (3 personnes se sont manifestées). Elles se sont réunies chez l'une d'entre elles pour établir la stratégie de dépose (secteur et binome) des accroche-portes. Des feuilles indiquant le secteur, le nombre d'AP déposés et la durée de dépose ont été distribuées à chaque binome qui se sont chargés quand ils le souhaitaient sur une période de 3 jours (et 1 semaine avant la collecte) de déposer les accroche-portes. Une des référents s'est chargée de centraliser les infos de la dépose.
Une semaine après la dépose, la collecte s'est organisée : RDV donné à 9h à la mairie pour un rappel des consignes pour récupérer les accroche-portes, les binomes (les mêmes que ceux de la dépose + des nouveaux), se sont répartis les secteurs (les mêmes que pour la dépose) puis sont partis faire leur secteur. Deux personnes (une le matin et une l'après-midi) étaient en charge de rester à la mairie pour réceptioner au fil de l'eau les accroche-portes récupérés et d'envoyer les binomes rentrés vers d'autres secteurs. Chaque binome remplissait le nombre d'accroche-porte récupéré ainsi que la durée passée à faire la collecte sur son secteur sur une feuille de suivi dédiée. Repas partagé pour le midi (pause déjeuner de 1h30 pour ne pas perdre la dynamique sur un temps trop long). A la fin de la journée, il était prévu à 17h30 un temps de bilan (nombre d'accroche-portes récupérés, + ressenti + ce qui a bien marché et moins bien marché sur l'ensemble de la méthode + pistes d'amélioration) Et à 18h buffet-apéro préparé par une habitante (ancienne cuisinière), offert par l'association Courte-échelle.
EN CHIFFRE :
Pour la dépose : 22 bénévoles soit 11 binômes - 506 accroche-portes déposés - plus de 12h30 (soit plus d'une heure par binôme)
Pour la collecte : 21 bénévoles - soit 11 binômes - 106 accroche-portes récupérés le jour même (soit près de 20% taux de réponses) et 188 au total après 5 jours de délai (nous avons laissé la possibiité de déposer l'accroche-pote en mairie encore pendant 5 jours après le jour de la collecte) soit un taux de réponses de 37% - 38H au total pour la collecte soit près de 4h par binôme
Ce qui a bien fonctionnéPour la dépose :
bonne organisation
la motivation du groupe
une équipe formidable
on a eu des retours positifs, des "félicitation" , "belle initiative"
Pour la collecte :
un bel accueil, bienveillant, toujours correct
une équipe très nombreuse !
les habitants ont bien pensé à pincer l'accroche-porte dans leur porte pour ne pas qu'il s'envole
a permis d'aller au contact
Ce qui n'a pas fonctionnéPour la dépose :
la forme de l'accroche-porte ne tient pas sur la poignée
- la forme de l'accroche-porte ne permet pas de le mettre en évidence sur la boite aux lettres (quand l'accès à la poignée n'était pas possible)
- des villages ont été oubliés lors de la dépose
Pour la collecte :
beaucoup de gens n'ont pas joué le jeu de remettre l'accroche-porte sur la poignée
aller sonner chez les gens un samedi à 10h c'est trop tôt ! on en a réveillé certain.e.s
Les questions n'étaient pas très claires, trop large pour certains qui n'arrivaient pas à s'y retrouver
l'accroche-porte :
La question "Que proposeriez-vous pour améliorer le cadre de vie à commana ?" n'a pas été comprise. Les habitants n'ont pas compris qu'il leu était demandé ce que EUX pouvait proposer pour améliorer le cadre de vie. Ils l'ont compris comme " ce qu'il faudrait pour améliorer le cadre de vie"
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
les 5 questions initiales de la méthode Solucracy de l'accroche-porte n'ont pas été reprises telles quelles. Nous avons décidé de choisir collectivement des questions adaptées aux attentes des habitants.
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
faire un angle plus "aigue" de l'accroche-porte pour qu'il se fixe mieux à la poignée
En cas de pluie, mettre l'acroche-porte dans la boite au lettres plutôt que le laisser sur la poignée et dans ce cas aposer un stickers sur la boite aux lettres indiquant que l'accroche-porte a été mis dans la boîte aux lettres
indiquer sur l'accroche-porte un lien pour répondre directement en ligne
annoncer le jour J au mégaphone que des habitants vont venir passer récupérer les accroche-portes
Mettre des affiches dans les villages passants (ex à côtés des containers poubelles)
allonger le délai entre la dépose et la collecte (laisser plutôt une dizaine de jours)
Combien de temps ça vous a pris ?
Il y avait près de 500 foyers. Pour la dépose plus de 12h30 (soit plus d'une heure par binôme - il y avait 11 binômes) Pour la collecte : 38H au total soit près de 4h par binôme (il y avait 11 binômes)
Racontez-nous !
Porte à porte sur le quartier Levant les Tattes à Ferney, 425 foyers/148 réponses. On a testé d'autres questions : a quel point vous vous sentez bien à Ferney ? Pour quelles raisons ? Que pourrait-il y avoir de plus ? Avez-vous un projet ? Est-ce que vous souhaitez connaitre plus de monde dans le quartier ? Etre informé des activités ?
Ce qui a bien fonctionné
On a pu faire tout le porte à porte, et les questions ont fait remonter quelques projets intéressants. Avant de partager les résultats avec tout le monde, on a travaillé avec la ville et le bailleur social pour bien lister ce qui était déjà proposé. Plus important est de prendre du temps avec les gens qui en ont besoin, tant pis si ça prend plus de 5mn
Ce qui n'a pas fonctionné
Peu de personnes ont participé au porte à porte.
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Les questions, Travail sur la restitution : montrer le document, au début du porte à porte, expliciter au commanditaire le travail sur la restitution en établissant 3 temps pour l’ approfondir et la rédiger, intérêt d’en profiter pour faire passer les infos des assos,
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Il faudrait une manière de restituer autrement que juste en partageant dans les boites aux lettres. Pour la création de la synthèse, proposer un gabarit qui reprend les 3 réponses qui sont remontées le plus pour chaque question et pour chacun des points douloureux, interroger les institutions et acteurs locaux sur ce qui existe , a été essayé, et ce qui est en projet. Trouver quelles phrases vont remettre les gens en mouvement sur le sujet Juste donner les résultats ne provoque pas assez de mouvement, en donnant plus d'infos sur ce qui est possible, ce qui a raté et pourquoi etc... ceux qui avaient des positions du type "De toute façon, rien se passe" ou "la solution est simple, il le font pas parce qu'ils foutent rien" vont mettre leur vision de la situation à jour
Description rapide
Cet outil permet non pas de se connecter au territoire, mais de s'immerger complètement. Que ce soit un camping-car, un local occupé temporairement ou une tonnelle, nous aurons besoin d'un espace pour créer le commun et favoriser les liens. Un lieu d'accueil convivial, suffisamment central pour interpeller les passant.es. Nous nous en servirons pour collecter et afficher la parole des habitant.es, rendre visible vos actions et vos projets, ainsi que celles des acteurs locaux.
Budget
Pour nous c'est une façon de vivre, l'espace public, au gré de nos humeurs et rencontres ...ou pas...c'est avoir du temps disponible. Nous sommes tous avides d'avoir du temps pour apprendre, oser, tester, se tromper, apprendre, réapprendre, souvenirs, traces que nous sommes riches car pour nous en résidence le temps n'a plus d'heures...on cueille, on recueille, on sème, on se questionne, on amende on progresse, on est heureuses
Racontez-nous !
Un camping car sur Damparis du 23/10 au 5/11, sur plusieurs lieux
Ce qui a bien fonctionné
La communication par la commune a été parfaite !
Les habitant.es ont bien repéré le camping car
Faire un temps de débrief le soir et un réunion de "on fait quoi" le matin
Ce qui n'a pas fonctionné
La pluie et le vent ont empêché les gens de passer
Essayer de faire quelque chose de trop structuré pour la collecte de données
Un peu trop long : 15 jours d'affilée, c'est difficile à gérer
Oublier de terminer nos réunions par qui fait quoi quand
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Une page wiki qui reprend toutes les infos de la résidence communiquée à tout le monde et mise à jour chaque jour
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Un temps d'immersion terrain en amont dédié aux acteurs locaux
Avoir une conversation sur l'expression des besoins hors temps de travail et la nécessité pour le groupe de les prendre en compte : créer un mode d'emploi pour chaque personne (faut pas me parler avant 9h le matin, etc...)
Créer des courtes capsules vidéo, témoignages de la résidence
Faire un porte à porte en même temps, et utiliser uniquement le camping car pour discuter en profondeur, de manière informelle, sans pression.
