Communication et circulation de l'information
- Pourquoi c'est important ?
La communication traite de tout ce qui touche à la circulation de l'information.
Nous nous construisons grâce à l'information. Nos sens nous fournissent de l'information sur le monde extérieur, que nous traitons et interprétons pour en déduire nos actions et la meilleure manière de survivre.
Cette information s'accumule en nous, pour construire petit à petit notre vision du monde, nos croyances et notre personnalité.
La qualité et la pertinence des décisions que nous prenons dépend largement de notre capacité à construire une vision du monde en accord avec la réalité.
L'accès à l'information peut devenir un enjeu de pouvoir. Les personnes qui ont accès aux informations essentielles dans une organisation peuvent s'en servir pour dominer les autres.
Savoir répondre aux questions comme :
- Où sont les ressources ?
- Qui prend les décisions ?
- Comment j'accède à cet outil ?
- Qui a la clé ?
- fait gagner du temps, de l'énergie et le fait de pouvoir répondre aux autres contribue à élever le statut social.
Une bonne circulation de l'information améliore la cohésion du groupe. Les interactions sont plus fluides, les visions du monde plus alignées et les incompréhensions moins fréquentes.
- Communication interne au groupe
Un groupe d'humains qui cherche à atteindre un objectif commun va devoir partager une grosse quantité de données pour se coordonner :
- Quel est notre objectif ?
- Comment on souhaite l'atteindre ?
- Qu'est-ce qui a déjà été fait ?
- Qu'est-ce qui reste à faire ?
- Qui a cette compétence ?
- Qui s'occupe de ça ?
- Quand ?
En fonction de chaque groupe, et de ses habitudes, différents outils peuvent être utilisés pour échanger ces données, un groupe Whatsapp, un boucle Email, un document ou dossier partagé, un tableau sur un mur, etc...
- Communication externe au groupe
Pour rester pertinent et se connecter à son environnement, le groupe va devoir échanger des données avec le monde extérieur :
- Qui peut nous soutenir dans ce qu'on fait ?
- Est-ce que ce qu'on fait produit un résultat ? Positif ? Négatif ?
- Est-ce qu'on se dirige dans la bonne direction en fonction de l'état actuel du monde ?
- Quelles ressources extérieures peut-on capter pour nous nourrir dans notre tâche, nous rapprocher de notre objectif ?
- Comment maintenir la relation avec les partenaires, parties prenantes, etc... ?
Les modalités et les manières de se connecter au monde seront différentes en fonction des objectifs : Formations, focus groups, capteurs divers, enquêtes, documentation, etc...
- Communication descendante
Le flux d'information peut aller dans différentes directions. S'il va de moi (émetteur) vers l'autre (receveur), je dirais que la communication est descendante.Si je produis l'information et que je cherche à ce que l'autre la reçoive, mes enjeux seront différents :
- Pourquoi c'est important pour moi de diffuser cette information ? (Intention)
- Qui doit la recevoir et pourquoi ? (Cible)
- Quelle est cette information ? (Message)
- Quelle est la manière la plus efficiente de la transmettre ? (Canaux de diffusion)
- Comment augmenter les chances qu'elle soit comprise et utile ? (Format)
Dans le cas d'une collectivité, nous chercherons à diffuser l'information auprès des habitant-es.
- - Outils
Pour trouver les outils adaptés à une communication inclusive, nous avons créé un petit catalogue
- Communication montante
- Si je suis le receveur, depuis mon point de vue, la communication est montante. Mes questions seront plutôt :
- Quelle est l'information que je recherche ?
- Ou me procurer cette information ? Qui la possède ?
- Comment m'assurer de la capter correctement ?
- Est-ce qu'elle est valide, utile, intéressante, pertinente ?
- Est-ce qu'elle me nourrit ? Est-ce que je peux en faire quelque chose ?
Je peux aussi adopter une posture plus ouverte, et souhaiter juste capter toutes les nouvelles informations sans aprioris ou filtres.
- - Outils
Formulaires d'enquêtes, de contact, bureau d'accueil, formations (en tant que participant)
- Dialogue
Le dialogue permet la circulation d'information dans les 2 sens. Il nécessite d'avoir un language et un espace commun pour à la fois effectuer l'échange et s'assurer que les messages puissent être utilisés des 2 côtés.
- - Synchrone
Un dialogue synchrone veut dire que les participant.es sont disponibles en même temps et échangent en temps réel.
Un appel téléphonique, une conversation dans la rue, une visio, un atelier collectif, etc... sont des exemples de dialogue synchrone.
- - Asynchrone
A l'inverse, un dialogue asynchrone veut dire que les échanges sont décalés. Personne A pose un message. B répond 2 heures plus tard. A répond le lendemain, etc...
Les emails, les messageries en ligne, la correspondance par la poste sont des exemples de dialogue asynchrone.
- Réservoirs et patrimoine informationnel commun
Il est possible de stocker l'information de manière numérique ou physique (un wiki, un livre, des archives, un dossier partagé en ligne, notre mémoire, etc..)
Pour un groupe, il est important de créer cet équivalent de mémoire, un patrimoine informationnel commun, qui renforcera l'autonomie de ses membres.
S'ils ont besoin d'accéder à une information importante, ils pourront se référer à cette mémoire collective plutôt que d'attendre qu'une personne soit disponible, économisant du temps et des ressources pour tout le monde.
La disponibilité de ces réservoirs d'information est indispensable pour contribuer à la transparence et à l'authenticité, elle-même ingrédient clé de la confiance. Elle permet également de partir d'une base commune pour la prise de décision.
- Freins au niveau de la réception et de l'intégration
ChatGPT nous donne ça :
- Préjugés et stéréotypes : Les préjugés préexistants ou les stéréotypes peuvent influencer la manière dont une personne perçoit et interprète l'information, créant ainsi des filtres déformants.
- Manque d'attention : Les distractions externes, le manque de concentration ou la fatigue peuvent entraver la réception efficace de l'information.
- Barrières linguistiques : Les différences linguistiques peuvent constituer un obstacle à la compréhension de l'information, en particulier dans un contexte multiculturel.
- Difficultés cognitives : Des problèmes de mémoire, de compréhension ou d'autres difficultés cognitives peuvent rendre difficile la réception et la compréhension de l'information.
- Filtres culturels : Les différences culturelles peuvent influencer la manière dont les individus interprètent l'information, créant des malentendus ou des interprétations différentes.
- Blocages émotionnels : Les émotions fortes, telles que le stress, la peur ou l'anxiété, peuvent interférer avec la réception et le traitement de l'information.
- Manque de motivation : L'absence d'intérêt ou de motivation à l'égard de l'information peut entraîner une réception superficielle ou une compréhension limitée.
- Surcharge d'information : Un excès d'informations peut submerger les individus, rendant difficile la réception et la gestion efficaces de l'information.
- Filtres sociaux : Les normes sociales et les attentes culturelles peuvent influencer la manière dont une personne perçoit et traite l'information, conformément à ses valeurs et à ses croyances.
- Problèmes de communication : Les obstacles techniques ou liés à la qualité de la communication, tels que des problèmes de transmission audio ou visuelle, peuvent affecter la réception de l'information.
- Culture et communication
Cet article explique l'importance de l'inclusion de nouvelles personnes dans un collectif et décrit diverses manières de le faire
- Malentendus, conflits, décalages informationnels
Un décalage informationnel veut dire que 2 ou plusieurs personnes n'en sont pas au même niveau d'information sur une situation donnée.
Ce décalage, s'il n'est pas rendu visible, peut générer des malentendus, des incompréhensions et porter atteinte à la relation.
Une bonne circulation de l'information réduira les opportunités de décalage et les éventuels conflits.
- Diffusion de nouvelles informations
Un patrimoine informationnel commun ne suffit pas toujours dans un collectif si personne n'est au courant quand il est mis à jour. Le fameux "Nul n'est censé ignorer la loi" est une manière célèbre d'esquiver le problème.
Pour la bonne santé de votre organisation, il est utile de définir des manières de diffuser les nouvelles procédures, les dernières infos, rapports, etc... (Neswletter, notifications, parrainages,etc...)
- Se noyer dans l'information
Les capacités de traitement de l'information varient en fonction des personnes et de leur quotidien. Il est possible de submerger quelqu'un, qui ne pourra plus intégrer de nouvelles informations. Attention à ne pas surcommuniquer, sursolliciter ou à noyer les messages importants dans un flux trop gros ou un email trop long.
- Transparence et relation
Notre cerveau semble être programmé pour optimiser la quantité d'énergie que nous dépensons, quitte à effectuer des raccourcis parfois malvenus au niveau de notre réflexion.
Nous avons ainsi horreur du mensonge, de la trahison, et de toute situation où nous percevons qu'une information fausse nous a été transmise, détériorant la qualité de notre vision du monde.
En agissant de manière transparente et en partageant sincèrement les informations à votre disposition, quitte à signaler lorsque vous n'êtes pas sûrs de leur origine ou de leur validité, vous prendrez soin de la relation, et nourrirez la confiance.
- Imagination et projection
Lorsque nous n'avons pas toutes les informations par rapport à une situation, notre cerveau va chercher à extrapoler en fonction de ce qu'on a pour permettre de décider et d'avancer. Nous allons donc combler les angles morts avec notre imagination, en utilisant des expériences passées, des croyances, etc...
Ca peut être très utile mais aussi très néfaste si on ne fait pas la différence entre l'information imaginée et celle qu'on a captée de l'extérieur.
Dans une collectivité, cela peut se retourner contre vous, si l'information n'est pas disponible sur un sujet, la population va l'imaginer, positivement ou négativement en fonction de l'image qu'ils ont de vous.
- Péremption de l'information
L'information n'est pas la réalité. Elle n'est qu'un signal d'un bout de réalité à un instant T. Elle sera valide jusqu'à ce que la réalité change.
Le fait de stocker l'information va nécessiter de la mettre à jour régulièrement. Une décision prise sur de l'information périmée, si elle ne l'est pas en connaissance de cause, peut être source d'erreurs.
Si vous n'arrivez pas à signaler qu'elle est périmée, il vaut parfois mieux l'effacer.
De la même manière, un amoncellement d'informations périmées peut finir par noyer l'information valide.
- Rendre visible le schéma de communication d'une collectivité
Voilà un canevas qui peut être très utile.
- Communication égoïste et communication altruiste
Et si on faisait la distinction entre communication égoïste (diffuser de l'information destinée à se vendre, se mettre en valeur, se faire élire,manipuler, etc...) et communication altruiste (partager de l'information pour éduquer, informer, permettre de prendre des décisions plus adaptées, etc...) ?
Culturellement, nous avons tendance à privilégier la première version, qui nourrit des images erronées, superficielles et laisse l'espace pour les jeux de pouvoir (monopole de l'info utile pour se rendre indispensable au groupe) .
La seconde diffuse le pouvoir, responsabilise et encapacite.