Faire votre valise pour cette aventure et mettre toutes les chances de réussite de votre côté.
Le petit mot de l'équipe Solucracy :
Cette phase est importante pour toi et toute l'équipe. Elle te servira à définir comment vous souhaitez fonctionner ensemble, prendre vos décisions, votre vision, les limites à poser et à avoir. Bref, toutes les conversations utiles AVANT que le projet ne soit chargé en enjeux.
Pour l'instant, tout va bien et tout le monde est enthousiaste, mais que se passera-t-il si je pose 100 000€ sur la table (on n'a jamais fait de projet avec autant de sous mais c'est bon de rêver :-) ), qu'un membre du groupe se retrouve en difficulté économique et que le commanditaire vous demande de diviser/multiplier le temps de projet par 2 ? Comment allez-vous conserver l'intégrité de l'équipe pour répondre au commanditaire ?
Des valeurs importantes pour ce principe :
Coopération
Empathie
Adaptabilité
Authenticité
Prendre le temps
Une liste de choses à faire avant le grand départ et ouvrir la démarche:
Poser les intentions et les objectifs : du projet, de l'équipe : Qu'est-ce que vous cherchez vraiment à accomplir ? Est-ce que vous le faites pour vous ou pour le territoire ? Est-ce que ça part d'une demande, d'un besoin réel ? Quelles valeurs vous souhaitez y mettre ? Une fois qu'il aura réussi, vous aurez quoi ? Et s'il se déroule encore mieux que prévu ? A quoi ça doit ressembler pour qu'on soit fiers de ce qu'on a fait ? Quels changements ça provoque ? Il est important de vérifier que vos visions respectives sont bien prises en compte. Un décalage ou une vision floue sera source de tension à un moment ou à un autre. Oui oui.
" Métaphore : Si vous êtes dans un bus, avec un seul conducteur, les passagers ne se soucient pas de la route à suivre et peuvent être confiants sur le fait que tout le monde va au même endroit. Par contre, si vous partez tous en vélo (ce qui est le cas d'un projet collectif), il est important de bien vous mettre d'accord en amont sur la destination et le rendez-vous pour que chacun prenne son propre chemin et que vous vous retrouviez ensemble à la fin "
Définir les lignes rouges et les zones à défendre : Quelles demandes ou situations pourraient remettre en cause le sens de ce projet ? Bousculer tes valeurs ? Il est important de prendre le temps de définir ces éléments et de les mettre en commun dans l'équipe projet.
Ce travail est important quand vous serez face à des commanditaires ou des partis tierces pour défendre vos valeurs. Signalez au groupe que vous allez amener un point important pour vous dans la réunion, celui-ci pourra alors vous soutenir.
Un mot Joker : Peut-être qu'à un moment du projet, l'un d'entre vous n'ira pas très bien, sera en tension, sans trop savoir pourquoi, sans pouvoir mettre des mots dessus. Utiliser ce mot Joker signalera au groupe qu'il faut marquer un temps d'arrêt et explorer ce qui se passe. Pourquoi ne pas définir un mot Joker avec les commanditaires ou clients également ? Suggestions de mots : Poireau, Mammouth, Patatra.
Remplir une charte de coopération sereine : Normalement, les sujets abordés dans ce document adressent pas mal ce qui pourrait poser problème pendant le projet si vous ne l'avez pas défini en amont. On a posé des exemples, mais c'est important de faire le tour avec le groupe pour voir si certaines conversations doivent avoir lieu.
Identifier les espaces de réunion, les moyens de communication et comment ils seront utilisés : Par exemple, à Solucracy, nous fonctionnons généralement avec une heure de réunion de coordination hebdomadaire avec toute l'équipe, partenaires compris s'ils le souhaitent. Au besoin, on annule ou on ajoute d'autres réunions sur les pics d'activité (ex : préparer une résidence, finaliser un événement, etc..). On crée aussi un canal Telegram (ça peut être Signal, Snapchat ou autre) pour échanger les choses moins urgentes. On ajoute à ça un espace en ligne pour stocker les documents collaboratifs et s'assurer que tout le monde y aie accès. On a un document dédié à la prise de notes des réunions, avec un ordre de jour coconstruit où on ajoute les points au fur et à mesure des besoins. On aime bien utiliser Miro comme gare centrale de nos projets de temps en temps :)
Créer un calendrier projet : Un endroit, même sommaire, pour poser les choses et voir comment ce projet s'aligne avec vos contraintes personnelles, le calendrier de la collectivité (pour vous aligner aux événements déjà prévus) et le calendrier global (jours fériés, vacances scolaires, etc...)
Un fichier de contacts : Au fur et à mesure du projet, vous allez rencontrer plein de gens trop sympas (et d'autres un peu moins :-p ). C'est important de conserver leurs contacts pour les inviter aux événements, leur demander leur avis sur une idée ou les appeler à l'aide en cas de besoin.
Etablir un plan de communication : Très très important ! Vous pouvez vous appuyer sur le catalogue d'outils de communication qui vous permettra d'établir une stratégie de communication inclusive. Si votre communication n'est pas efficace, les gens ne sauront pas que vous existez, ne viendront pas aux événements, se vexeront parce qu'ils n'étaient pas au courant et la création de liens sera laborieuse. Communiquer en amont, répéter les messages sous différentes formes, s'appuyer sur les relais locaux, etc...
Un temps de coordination avec les représentants de la collectivité locale : - Qu'ils soient les commanditaires ou non, c'est important de planifier une réunion avec eux pour parler du projet, clarifier la proposition, obtenir leurs retours, aligner les visions, etc... Ils ne peuvent pas vous empêcher d'agir, mais s'ils adhèrent à la démarche, beaucoup de choses s'en trouveront facilitées (accès à la salle des fêtes, aux moyens de communication de la mairie, soutien politique). Et s'ils n'adhèrent pas, n'oubliez pas que leur métier est complexe, et que votre intervention peut apparaitre comme de l'ingérence, donc continuez à communiquer sur vos avancées, les résultats des différentes étapes. Vous verrez qu'à force de tendre la main, ils finiront par la prendre. Définissez peut-être avec eux un mot Joker (voir plus haut) pour qu'ils puissent vous prévenir si ce que vous faites les met en danger ou en difficulté dans leur mission, ça vous permettra de coopérer avec eux pour surmonter l'obstacle.
Voici 2 vidéos qui permettront de te projeter dans le projet, réalisées pour l'association Insite :
Module 1 : Posture et principes
Module 2 : Le wiki, les outils et un peu de co-développement
Outils pour soutenir cette étape
Charte de coopération sereine
Charte de coopération sereine
Description rapide
Document à remplir quand vous lancez un projet avec plusieurs parties prenantes qui n'ont pas l'habitude de travailler ensemble. Ca permet de se poser les questions importantes avant de commencer
Objectifs / A quoi ça sert ?
structurer la coopération entre plusieurs structures ou plusieurs personnes dans un projet
Offrir un modèle simple et prémâché à déployer pour porter son attention sur les points à définir dans une nouvelle coopération
Racontez-nous !
On a mis en place la charte sur le projet de design actif sur Dijon, avec une bonne partie remplie en asynchrone et des temps de synchronisation
Ce qui a bien fonctionné
Ca a permis de se poser pas mal de questions en amont, et de valider à peu près qu'on était alignés sur l'intention.
Ce qui n'a pas fonctionné
On l'a créée et on l'a oubliée.
On aurait pas du associer les rôles à des budgets, ça a créé des incompréhensions. Le processus de définition des rôles/tâches est à revoir. On n'a pas eu une conversation qui aurait été nécessaire liée à la répartition de l'argent, c'est resté flou trop longtemps et a créé des tensions.
Je me souviens pas qu'on aie une vraie validation finale du document.
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Ce projet a permi de compléter la charte de coopération sereine v1.0 pour aboutir à la V2.0
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Plutôt définir toutes les tâches nécessaires, sans forcément essayer d'y attribuer qui que ce soit, juste pour s'assurer qu'on est d'accord sur ce qu'on doit faire.
Définir clairement le mode de répartition du budget : diviser par le nb de gens, attribuer des lignes de budget dédiés, etc... Ne pas se baser uniquement sur la proposition initiale faite au commanditaire, qui ne reflète pas la réalité.
Nous avons identifié les pistes d'amélioration possibles :
○ Partir de qui a envie de faire quoi + répartition des rôles/postures en s’interrogeant sur nos besoins et l’équilibre collectif/individu.
○ Rendre visible nos modes de fonctionnement respectifs et le cadre relationnel nécessaire (= “Nos modes d’emploi et le cadre de sécurité” )
○ Rendre visible les coopérations passées et les éventuelles tensions/mécanismes existants au sein de l’équipe.
○ Poser le qui décide comment, et notamment clarifier le rôle de coordinateur / interlocuteur avec le commanditaire : Pour plus de clarté avec matrice RACI par exemple pour déterminer ce qui peut être arbitré par qui selon les niveaux d'enjeux.
○ Identifier nos canaux et moyens de communications
○ Identifier différents espaces de réunions : vision/stratégie ; opérationnel ;débrief/réflexivité ; régulation
○ S'assurer que la répartition budgétaire est bien claire au sein de l’équipe.
Combien de temps ça vous a pris ?
Facilement 2h par personne je crois
Racontez-nous !
Projet à 2 sur le quartier Levant Les Tattes à Ferney avec Judith, on a rempli la charte assez rapidement, ça a pas été trop compliqué de se mettre d'accord
Ce qui a bien fonctionné
C'est allé vite, on l'a faite sur la 2ème de l'accompagnement donc déjà bien familiarisés avec le projet et son fonctionnement
Ce qui n'a pas fonctionné
On aurait peut-être pu s'interroger un peu plus sur les changements qu'on aurait souhaité produire avec ce projet, et les éventuels écueils.
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
Rien
Que feriez-vous différemment la prochaine fois ?
Peut-être poser la question : Quel changement ce projet va générer ?
Combien de temps ça vous a pris ?
1h par personne je crois
Racontez-nous !
J'ai utilisé la charte dans le cadre d'un projet d'accompagnement de tiers-lieux avec 3 autres personnes. Il était important de poser un cadre sur notre collaboration puisque nous avions des pratiques différentes et que nous n'avions jamais travaillé ensemble.
Cela n'a pas été facile d'amener cela parce que je sentais que les personnes de prime abord, ne connaissant pas l'outil, ne voyait pas complètement l'intérêt de le faire. Une fois raconté, elles se sont plongées dans les différentes rubriques et m'ont remercié d'avoir amené ça (surtout sur la partie Prise de soin qui a été bcp apprécié).
Souhaitant être efficace par manque de temps et le cahier des charges du projet étant déjà très clair, j'ai pris les parties qui m'intéressaient et fait un document simple. Avant la réunion, les autres personnes n'avaient pas le temps en amont de remplir leur partie, je leur ai envoyé le document, elles l'avaient lu. Je suis revenue sur les parties qui me paraissaient importantes à décider ensemble et les parties où avoir des compléments de leur approche.
Temps passé : 1h30
- 1h de rédaction
- 30min de réunion
- 30 min de synthèse
Ce qui a bien fonctionné
- Garder flexibles les catégories de la charte pour choisir celles qui nous parait pertinentes
- Rôles et engagements : si nous n'avions pas fait ça, des tensions auraient émergées par la non-clarté des redevabilités de chacune
- Budget : idem, ça a permis d'avoir un espace pour poser les règles de rétribution entre chaque accompagnatrice, on aurait sans doute traité le sujet après mais en faisant suite à des tensions... ici, c'était une belle anticipation
- Prise de soin et transmission : a vraiment permis de comprendre les besoins de chacune, hyper puissant car important pour les 4 personnes du projet
Ce qui n'a pas fonctionné
- Le tableau du budget pas adapté à notre contexte : on a eu besoin de faire un excel rattaché
- Les parties Principes de fct + gestion des conflits n'a pas été complété après coup par les autres personnes
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
- Création de la partie "Gouvernance" : instances, principes de fct, gestion des conflits
- Envie de faire évoluer le document dans le temps, notamment sur la partie "prise de soin"
- Création d'un fichier excel budget pour lire la complexité (pas possible sur le doc en tant que tel)
Racontez-nous !
Dans le cadre d'un projet multi-partenaires, nous avons rédigé une convention en début de projet. Rédigée au début du projet, elle a permis de poser les fondamentaux du projet, le rôle de chacun.e et l'organisation interne.
Une personne a été nommée cheffe de projet, elle a proposé lors d'une première réunion d'utiliser ce format pour poser un cadre sécurisant pour le développement du projet. Afin de rendre flexible et adaptable le format, elle a proposé plusieurs scénarios :
1. Je rédige en amont une base puis vous complétez vos parties et bonifiez les parties rédigées
2. Nous rédigeons chacun la convention et on croise nos exemplaires pour en faire une commune
3. Nous rédigeons en direct lors d'une réunion les éléments de la convention
Limités par la disponibilité des acteurs, nous avons choisi l'option 1.
Le modèle de la charte de coopération sereine a été mixé avec la convention de réciprocité de la Myne.
Ce qui a été fait :
> Un gros travail initial de rédaction de 2h
> La rédaction des parties par les autres contributeurs
> Un travail de traitement des commentaires et de validation des contenus en amont de la réunion
> Une réunion de 3h a été organisée pour traiter les questions et évoquer les sujets essentiels à discuter ensemble (dans notre cas : la documentation en CC, l'organisation projet, gestion des conflits...)
> Un travail de finalisation des contenus et de signature de la version finale de 2h
Temps passé : 8h
> 4h de rédaction
> 1h de coordination (appels avec partenaires pour relancer et aider)
> 3h de réunion
Ce qui a bien fonctionné
- La proposition des scénarios initiale pour savoir comment la rédiger ensemble
- La rédaction initiale par une personne pour faciliter le travail
- Le travail collaboratif sur la plateforme HedgeDoc : pratique, lisible et esthétique
- L'ajout de certaines parties : engagements et attendus de chaque structure, calendrier de la coopération, les projets en commun et les pistes d'ouverture, modes de fonctionnement du projet (instances, prise de soin et transmission, principes de fct, gestion des conflits, points de vigilance- Le )
- Le fait d'avoir posés nos engagements à la base a amené bcp de clarté sur nos rôles
- Le fait de prendre le temps de discuter des éléments essentiels pour renforcer la compréhension (par ex : expliquer pq j'ai écrit la partie sur la gestion de conflits et expliciter son importance)
C'est vraiment un super moyen de rentrer dans le projet, de penser l'organisation interne et de faire le planning. Ca permet d'éviter les zones de flou.
Ce qui n'a pas fonctionné
- La partie dynamique de la convention : la convention de réciprocité de la Myne est pensée comme évolutive selon le projet et elle n'a pas été utilisée comme telle
- Les parties mesure d'impact et cadre de communauté contributive n'ont pas fonctionné
- La partie "modalités financières" n'était pas suffisamment précise, ce qui a amené des incompréhensions et des tensions pendant le projet
Qu'est-ce que vous avez adapté ?
- Fait sur HedgeDoc
- Les nouvelles parties de la convention de réciprocité
- Le déroulé de la session de travail initial (proposition de scénarios)
Description rapide
C'est un document simple, constitué comme des règles de jeu, pour partager la manière dont on fait nos réunions. Ce déroulé est le fruit de plein d'expériences faites auprès de professionnel.le.s comme Stephan Krajcik, Tristan Rechid, tout le travail de l'Université du Nous, Art Of Hosting, etc...
Objectifs / A quoi ça sert ?
Il sert de guide pour animer des réunions efficaces, qui prennent soin du groupe et pour goûter aux avantages des outils de facilitation
Parcours - Favoriser l'engagement et la coopération dans les instances de participation
Parcours - Favoriser l'engagement et la coopération dans les instances de participation
Description rapide
Des modules d'apprentissage pour découvrir des clefs afin de favoriser l'engagement citoyen et la coopération au sein d'instance de participation.
Objectifs / A quoi ça sert ?
Sur la base d'un expérience menée en partenariat avec la Coordination Nationale des Conseils de Développement (CNCD), Solucracy a développé des modules de découverte à destination de membres d'instances de participation citoyenne (Conseil de développement, Conseil citoyen, Comité de quartier...).
Ces modules permettent de faire découvrir aux citoyens des clefs pour favoriser l'engagement et la coopération au sein des instances, comme :
- La valorisation des individualités au sein du groupe
- La construction d'une identité commune
- L'adoption d'un état d'esprit coopératif
- L'utilisation de méthodes collaboratives
- Le partage de la gouvernance
Les objectifs visés pour les participants sont de pouvoir :
- Expliquer ce qu’est l’intelligence collective et la coopération et en quoi elles sont bénéfiques
pour une instance participative et ses membres.
- Développer une posture coopérative, basée sur écoute, confiance, bienveillance, co-construction.
- Faire évoluer l’animation et le fonctionnement des instances avec cette nouvelle posture.
Description rapide
Jeu de cartes représentant les ingrédients d'un projet de territoire réussi et des suggestions d'outils pour les explorer en groupe
Objectifs / A quoi ça sert ?
Structurer les groupes projet de façon ludique et les amener à définir les points qui sont importants pour le groupe et la réussite du projet
Echelle de participation
Contrôle citoyen
Usage
Accompagner les solutions
Ouverture
Temps nécessaire
2h à 4h pour la partie / 1h30 pour créer support (impression / decoupage/ plastification pour perdurer)
