Principe 0 : Ouverture

Intention:

Faire votre valise pour cette aventure et mettre toutes les chances de réussite de votre côté.

Le petit mot de l'équipe Solucracy :

Cette phase est importante pour toi et toute l'équipe. Elle te servira à définir comment vous souhaitez fonctionner ensemble, prendre vos décisions, votre vision, les limites à poser et à avoir. Bref, toutes les conversations utiles AVANT que le projet ne soit chargé en enjeux.
Pour l'instant, tout va bien et tout le monde est enthousiaste, mais que se passera-t-il si je pose 100 000€ sur la table (on n'a jamais fait de projet avec autant de sous mais c'est bon de rêver :-) ), qu'un membre du groupe se retrouve en difficulté économique et que le commanditaire vous demande de diviser/multiplier le temps de projet par 2 ? Comment allez-vous conserver l'intégrité de l'équipe pour répondre au commanditaire ?

Des valeurs importantes pour ce principe :

  • Coopération
  • Empathie
  • Adaptabilité
  • Authenticité
  • Prendre le temps

Une liste de choses à faire avant le grand départ et ouvrir la démarche:


  • Poser les intentions et les objectifs : du projet, de l'équipe : Qu'est-ce que vous cherchez vraiment à accomplir ? Est-ce que vous le faites pour vous ou pour le territoire ? Est-ce que ça part d'une demande, d'un besoin réel ? Quelles valeurs vous souhaitez y mettre ? Une fois qu'il aura réussi, vous aurez quoi ? Et s'il se déroule encore mieux que prévu ? A quoi ça doit ressembler pour qu'on soit fiers de ce qu'on a fait ? Quels changements ça provoque ? Il est important de vérifier que vos visions respectives sont bien prises en compte. Un décalage ou une vision floue sera source de tension à un moment ou à un autre. Oui oui.
" Métaphore : Si vous êtes dans un bus, avec un seul conducteur, les passagers ne se soucient pas de la route à suivre et peuvent être confiants sur le fait que tout le monde va au même endroit. Par contre, si vous partez tous en vélo (ce qui est le cas d'un projet collectif), il est important de bien vous mettre d'accord en amont sur la destination et le rendez-vous pour que chacun prenne son propre chemin et que vous vous retrouviez ensemble à la fin "

  • Définir les lignes rouges et les zones à défendre : Quelles demandes ou situations pourraient remettre en cause le sens de ce projet ? Bousculer tes valeurs ? Il est important de prendre le temps de définir ces éléments et de les mettre en commun dans l'équipe projet.
  • Ce travail est important quand vous serez face à des commanditaires ou des partis tierces pour défendre vos valeurs. Signalez au groupe que vous allez amener un point important pour vous dans la réunion, celui-ci pourra alors vous soutenir.

  • Un mot Joker : Peut-être qu'à un moment du projet, l'un d'entre vous n'ira pas très bien, sera en tension, sans trop savoir pourquoi, sans pouvoir mettre des mots dessus. Utiliser ce mot Joker signalera au groupe qu'il faut marquer un temps d'arrêt et explorer ce qui se passe. Pourquoi ne pas définir un mot Joker avec les commanditaires ou clients également ? Suggestions de mots : Poireau, Mammouth, Patatra.

  • Remplir une charte de coopération sereine : Normalement, les sujets abordés dans ce document adressent pas mal ce qui pourrait poser problème pendant le projet si vous ne l'avez pas défini en amont. On a posé des exemples, mais c'est important de faire le tour avec le groupe pour voir si certaines conversations doivent avoir lieu.

  • Identifier les espaces de réunion, les moyens de communication et comment ils seront utilisés : Par exemple, à Solucracy, nous fonctionnons généralement avec une heure de réunion de coordination hebdomadaire avec toute l'équipe, partenaires compris s'ils le souhaitent. Au besoin, on annule ou on ajoute d'autres réunions sur les pics d'activité (ex : préparer une résidence, finaliser un événement, etc..). On crée aussi un canal Telegram (ça peut être Signal, Snapchat ou autre) pour échanger les choses moins urgentes. On ajoute à ça un espace en ligne pour stocker les documents collaboratifs et s'assurer que tout le monde y aie accès. On a un document dédié à la prise de notes des réunions, avec un ordre de jour coconstruit où on ajoute les points au fur et à mesure des besoins. On aime bien utiliser Miro comme gare centrale de nos projets de temps en temps :)

  • Créer un calendrier projet : Un endroit, même sommaire, pour poser les choses et voir comment ce projet s'aligne avec vos contraintes personnelles, le calendrier de la collectivité (pour vous aligner aux événements déjà prévus) et le calendrier global (jours fériés, vacances scolaires, etc...)

  • Un fichier de contacts : Au fur et à mesure du projet, vous allez rencontrer plein de gens trop sympas (et d'autres un peu moins :-p ). C'est important de conserver leurs contacts pour les inviter aux événements, leur demander leur avis sur une idée ou les appeler à l'aide en cas de besoin.

  • Etablir un plan de communication : Très très important ! Vous pouvez vous appuyer sur le catalogue d'outils de communication qui vous permettra d'établir une stratégie de communication inclusive. Si votre communication n'est pas efficace, les gens ne sauront pas que vous existez, ne viendront pas aux événements, se vexeront parce qu'ils n'étaient pas au courant et la création de liens sera laborieuse. Communiquer en amont, répéter les messages sous différentes formes, s'appuyer sur les relais locaux, etc...

  • Un temps de coordination avec les représentants de la collectivité locale : - Qu'ils soient les commanditaires ou non, c'est important de planifier une réunion avec eux pour parler du projet, clarifier la proposition, obtenir leurs retours, aligner les visions, etc... Ils ne peuvent pas vous empêcher d'agir, mais s'ils adhèrent à la démarche, beaucoup de choses s'en trouveront facilitées (accès à la salle des fêtes, aux moyens de communication de la mairie, soutien politique). Et s'ils n'adhèrent pas, n'oubliez pas que leur métier est complexe, et que votre intervention peut apparaitre comme de l'ingérence, donc continuez à communiquer sur vos avancées, les résultats des différentes étapes. Vous verrez qu'à force de tendre la main, ils finiront par la prendre. Définissez peut-être avec eux un mot Joker (voir plus haut) pour qu'ils puissent vous prévenir si ce que vous faites les met en danger ou en difficulté dans leur mission, ça vous permettra de coopérer avec eux pour surmonter l'obstacle.

Voici 2 vidéos qui permettront de te projeter dans le projet, réalisées pour l'association Insite :

  • Module 1 : Posture et principes



Module 2 : Le wiki, les outils et un peu de co-développement





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